Umowa między dwoma stronami, szczególnie między dwoma krajami, ale oczywiście także między dwiema firmami, zakłada ich równość. I nie chodzi tylko o wspólne przygotowanie treści zawartej w umowie, ale także o formę, w jakiej umowa jest sporządzona i podpisana.
Przygotowaniem umowy i ceremonią jej podpisania w relacjach międzynarodowych, od Kongresu Wiedeńskiego, rządzi zasada alternatu. Zasada ta mówi, że (przy dwóch stronach) umowę sporządza się i podpisuje w dwóch równoważnych egzemplarzach napisanych w językach narodowych obu stron. Nazwa kraju, instytucji i osoby podpisującej są wymienione jako pierwsze na jej egzemplarzu, a podpis znajduje się po lewej (uważanej za ważniejszą) stronie dokumentu.
Podpisaniu umowy towarzyszy także odpowiednia oprawa protokolarna: stół, najczęściej obciągnięty zielonym suknem, dwa wygodne fotele, flagi narodowe w tle lub proporczyki na blacie stołu, zestawy piśmiennicze dla każdej ze stron. Elementy te podkreślają wagę czynności, jaką jest podpisanie umowy międzynarodowej oraz oddają szacunek krajom, których przedstawiciele składają swoje podpisy.
Osoby upoważnione do podpisania umowy siadają za stołem. Gość zajmuje miejsce po prawej stronie gospodarza. Następnie składają równocześnie podpisy pod egzemplarzami sporządzonymi w ich własnych językach narodowych. Po zamianie dokumentów, dokonywanej najczęściej przez asystentów, składają podpis jako drugie pod egzemplarzem drugiej strony. Na końcu, po osuszeniu podpisu i zamknięciu okładek, w których znajduje się umowa, następuje ponowna wymiana dokumentów. W ten sposób każdy otrzymuje umowę sporządzoną w swoim języku narodowym, gdzie wszystkie elementy związane ze jego stroną wymienione są na pierwszym miejscu, a podpis widnieje w miejscu najbardziej honorowym.
W trakcie ceremonii podpisywania umów, jak podczas w wielu innych uroczystości z udziałem przedstawicieli państw i rządów, forma jest równie ważna jak treść. Przygotowanie ceremonii podpisania umowy jest przywilejem i obowiązkiem gospodarza, który gości swojego partnera. Uchybienie w kwestiach formalnych jest nie tylko afrontem (zamierzonym bądź niezamierzonym) wobec stron umowy, ale również umniejsza jej znaczenie.
Opisane zasady podpisywania umów międzynarodowych można zastosować także dla umów biznesowych między dwoma partnerami zarówno polskimi jak i zagranicznymi. Zachowanie wszelkich form protokolarnych związanych z opisanym ceremoniałem podpisywania umowy, nie tylko wpłynie na postrzeganie naszej firmy, jako profesjonalnego, godnego zaufania i szacunku partnera, ale także podniesie rangę podpisywanej umowy.
Podczas ceremonii podpisywania umowy, na sali powinny być obecne wszystkie osoby, które brały udział w negocjowaniu i formułowaniu jej zapisów. Po podpisaniu następuje uścisk dłoni i chwila na pamiątkowe zdjęcie. W przypadkach sfinalizowania najbardziej istotnych umów można zaproponować lampkę szampana. Obie wersje umowy uważa się autentyczne i oryginalne.
Paweł Grotowski
foto: Pixabay
Autor jest byłym pracownikiem KPRM i MSZ, prowadzącym obecnie szkolenia i konsultacje z Etykiety Biznesie i Protokołu Dyplomatycznego dla instytucji publicznych oraz biznesu.
Osoby i firmy zainteresowane poznaniem zasad protokołu dyplomatycznego i etykiety w biznesie zapraszam do kontaktu – www.universal-training.pl