Komunikacja w sytuacji kryzysowej jest wymagająca i wymusza prowadzenie działalności w sytuacji permanentnego stanu niepewności z wieloma niewiadomymi. W związku z tym wszystkie działania, na które mamy wpływ, powinny być prowadzone w sposób zaplanowany (na ile to możliwe), usystematyzowany, według przyjętych procedur. Poniżej przedstawiam istotne zasady komunikacji kryzysowej.
A. Stały kontakt z partnerami biznesowymi – informacja
Pamiętaj, że w sytuacji kryzysu wygrywa plan i opanowanie. Wyznaczaj krótkoterminowe cele (nawet te tygodniowe), aby przejmować kontrolę nad sytuacją, a partnerów zapewniać o panowaniu nad prowadzeniem biznesu. Poinformuj ich o wdrożonych procedurach działania w Twojej firmie w związku z ryzykiemCOVID-19. Przekaż informację w jakim trybie i systemie pracujecie, jak będzie wyglądać realizacja kontraktów oraz komunikacja wokół Projektu. Ustal stały i cykliczny proces komunikacji z nimi. Informuj ich o podejmowanych krokach. Pamiętaj, komunikacja do partnerów zewnętrznych musi być konkretna, zwięzła, zawierać tylko najważniejsze fakty. Nie wprowadzaj nerwowości, znaków zapytania ani emocjonalności. Fakty i rzetelna informacja.
B. Współpraca branży
Warto w trudnym momencie, obejmującym całą branżę, nie tylko Twoje przedsiębiorstwo, nawiązać dialog z innymi podmiotami działającymi w Twoim obszarze. Podjęcie rozmów może dotyczyć wypracowania wspólnego dla branży procesu działania w aktualnej sytuacji, komunikowania się z administracją, wdrożenia rozwiązań zaradczych, czy opracowania postulatów pozwalających zminimalizować straty. Ważne, abyś w swojej firmie wytypował jedną osobę do prowadzenia dialogu z pozostałymi partnerami. To, czego teraz na pewno nie potrzebujesz, to brak ciągłości informacji i jej spójności.
C. Cykliczna komunikacja
Chaos i działanie ad hoc nie służy Twojemu biznesowi. Wprowadź stałe momenty w ciągu dnia na komunikację z Partnerami biznesowymi oraz współpracownikami. Pozwoli to im i Tobie usystematyzować wiedzę na temat zmieniającej się sytuacji oraz efektywniej analizować aktualne otoczenie firmy.
D. Powołaj Sztab Kryzysowy
W uzasadnionych przypadkach niezbędne jest powołanie sztabu kryzysowego, który będzie zarządzał sytuacją kryzysową. Powinien składać się on ze specjalistów z różnych dziedzin, w tym na pewno z udziałem rzecznika prasowego przedsiębiorstwa oraz jego kierownictwa. Warto jednak dołączyć do składu Zespołu osoby, które w praktyce realizują poszczególne działania w firmie, dzięki temu od razu jest możliwość weryfikowania nowych pomysłów, wdrażanych rozwiązań, itd.
E. Opracuj scenariusze
Sytuacja kryzysowa ma to do siebie, że nie jesteśmy w stanie do końca przewidzieć jej rozwoju. Ważne jest zatem rzetelne ustalenie powodów wystąpienia kryzysu, a następnie opracowanie przewidywalnych i możliwych kilku scenariuszy rozwoju sytuacji, a także Twojej reakcji na jej wystąpienie.
Jeśli masz pytania bądź potrzebujesz wsparcia w komunikacji kryzysowej z zespołem, partnerami biznesowymi czy innymi dostawcami, możesz zwrócić się do Zespołu Instytutu Strategii i Rozwoju. Instytut Strategii i Rozwoju od lat wspiera przedsiębiorców w sytuacjach kryzysowych. Dlatego z myślą o przedsiębiorcach swoje wsparcie proponujemy na zasadzie pro bono.
